Le Riunioni nello Studio Odontoiatrico
Le riunioni di staff sono uno dei momenti fondamentali nello sviluppo delle attività operative in Studio. Vanno aggiunte in agenda, ricordandoci che il nostro staff è il paziente più importante, se lo staff funziona, tutti i pazienti verranno curati in modo efficace ed efficiente.
Purtroppo però, spesso nella realtà, la motivazione al non fare riunioni è: NON ABBIAMO TEMPO, senza pensare che invece che la riunione consente di organizzare le giornate lavorative.
Affinché queste importantissime fasi della vita di Studio non si tramutino in una vera e propria perdita di tempo e di concentrazione, dobbiamo seguire poche importanti regole per condurre una Riunione in modo ottimale.
In primo luogo dobbiamo identificare il ruolo del Coordinatore della riunione che la convoca, ne descrive l’ordine del giorno, la modera, la verbalizza e soprattutto ne definisce gli output finali.
In secondo luogo tutto lo staff dovrebbe far sì che la riunione abbia una durata più corta possibile. E’ del tutto normale che la curva dell’attenzione delle persone abbia una sua parabola discendente, quindi va sfruttato al meglio, analizzando i problemi e non i colpevoli e cercando soluzioni concrete.
In terzo luogo è indispensabile che tutti i partecipanti arrivino preparati sui temi oggetto della riunione. L’ordine del giorno deve essere collegiale, comunicato a tutti almeno 2 giorni prima, ognuno porterà un problema, una situazione, un successo da condividere con gli altri.
Ma il punto davvero centrale di una riunione è rappresentato dall’output. Alla conclusione di una riunione si stabiliscono gli step di esecuzione per concretizzare le soluzioni trovate a determinate situazioni. L’errore più diffuso è concludere una riunione dove non si capisce bene chi deve fare cosa, oppure non sia giunti a soluzioni che realmente abbiano fatto fare un passo in avanti all’organizzazione dello Studio.
E’ successo a chiunque di uscire da una riunione senza sapere perché sia stata convocata oppure senza averne afferrato completamente il senso operativo; senza pensare ai possibili dissapori che potrebbero nascere tra i partecipanti che spesso antepongono fatti o ruggini personali davanti ai problemi specifici, per il solo fatto di essere più preoccupati di assolvere il proprio operato da quello di risolvere i problemi.
Ovviamente, come nella quotidianità operativa e nel rispetto delle regole generali, è il Titolare di Studio a dover dare per primo il corretto esempio di puntualità, rispetto dei tempi, comunicazione efficace e rispetto di tutti gli interlocutori.
Le riunioni sono di diverso tipo con diversi partecipanti, ci devono essere brevi briefing giornalieri tra pochi, brevi riunioni settimanali di settore ed una consistente riunione generale mensile, di tipo tecnico, comunicativo o emotivo.
La riunione porta risultati efficienti quando si comunica in modo efficace.
Per informazioni o approfondimento in merito chiamaci al n. +39 3929596931
